FUNGSI & PRINSIP MANAJEMEN

FUNGSI MANAJEMEN

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20 Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:

1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha

PRINSIP – PRINSIP MANAJEMEN

Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari:

1. Pembagian kerja (Division of work)
2.  Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)
3. Disiplin (Discipline)
4. Kesatuan perintah (Unity of command)
5. Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
7. Penggajian pegawai
8. Pemusatan (Centralization)
9. Hirarki (tingkatan)
10. Ketertiban (Order)
11. Keadilan dan kejujuran
12. Stabilitas kondisi karyawan
13. Prakarsa (Inisiative)
14. Semangat kesatuan, semangat korps

SWOT

ANALISIS SWOT
Adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi
Kekuatan (strengths)
Kelemahan (weaknesses)
Peluang (opportunities)
Ancaman (threats)

dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut. Analisa SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, dimana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities)yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.

Sumber : wikipedia 2011

Administrasi

SEJARAH ADMINISTRASI

Administrasi diperkenalkan dengan pemikiran-pemikiran para ahli teori klasik yang dianggap sebagai perintis dan menjadi fondasi untuk ilmu Administrasi modern. Para ahli teori klasik yang memberi kontribusi terhadap perkembangan administrasi sebagai ilmu antara lain Charles Babbage, Henry R. Tone, Frederick Winslow Taylor, Gilbreths, Henry L. Gant, Harrington Emerson, Henry Fayol, James D. Money, Lyndal F. Urwick, Chester Barnard. Para ahli teori administrasi modern yang dikembangkan dari pendekatan-pendekatan psikologis terutama dipelopori oleh Elton Mayo, Hugo Munsterberg yang dikenal dengan aliran hubungan manusia, dan juga aliran-aliran pemikiran teori perilaku, teori proses, pendekatan kuantitatif, pendekatan system dan pendekatan kontingensi.
Pernyataan Oliver Wendell Holmes Jr. yang menyatakan: jika ingin mengerti atau mencoba menentukan apa yang akan terjadi hari esok maka perlu melihat ke belakang, penting untuk setiap untuk setiap mahasiswa yang mempelajari administrasi ( Stephen P. Robbins, 1980). Ungkapan ini mengandung maksud, bahwa jika ingin memahami pemikiran administrasi modern atau mutakhir, harus melihat latar belakang yang membawa kepada keadaan sekarang. Akan ditemukan, bahwa kegiatan dan pekerjaan administrasi sudah ada sejak beribu tahun yang lalu. Meskipun demikian baru pada akhir abad 19 atau awal abad 20 pengalaman tersebut ditelaah dan dianalisis secara ilmiah kemudian dikumpulkan dan disatukan dalam suatu disiplin ilmu yang yang disebut ilmu Administrasi. Pernyataan di atas menjelaskan bahwa dengan mempergunakan fakta sejarah (administrasi) secra seksama akan diperoleh telaahan yang lebih “tepat” mengenai fakta dan teori administrasi yang ada sekarang dan juga akan membantu memudahkan melakukan analisis tentang perspektif administrasi masa yang akan datang. Hal itu tentu dapat dilakukan dengan baik apabila dihilangkan kecenderungan anggapan untuk tidak melihat sejarah semata-mata hanya sebagai hasil skenario yang dibuat oleh sejarawan.
. Demikianlah, dengan dan melalui analisis sejarah dapat dilacak dan diketahui bahwa pada kira-kira tahun 1300 SM, bangsa Mesir telah mengenal Administrasi. Max Webber, seorang sosiolog berkebangsaan Jerman yang terkemuka pada zamannya, meyakini Mesir sebagai satu-satunya Negara yang paling tua yang memiliki administrasi birokratik. Demikian juga di Tiongkok kuno, dapat diketahui tentang konstitusi Chow yang dipengaruhi oleh ajaran Confucius dalam “Administrasi Pemerintahan”. Dari Yunani (430 SM) dengan susunan kepengurusan Negara yang demokratis, Romawi dengan “De Officiis dan “De Legibus”nya Marcus Tullius Cicero; dan abad 17 di Prusia, Austria, Jerman, dan Prancis, dengan Kameralis, yang mengembangkan ilmu Administrasi Negara, misalnya system pembukuan dalam hal Administrasi Keuangan Negara, Merkanitilis (sentralisasi ekonomi dan politik) dan kaum Fisiokrat yang berpengaruh selama kurun waktu 1550-1700-an.
Awal Pemikiran administrasi awalnya dikuasai oleh nilai-nilai budaya yang anti bisnis, anti prestasi, dan sebagian besar anti manusia. Indusrialisasi tidak bisa muncul apabila orang-orang harus menjadi pusat-pusat mereka dalam hidup, bila raja-raja yang dikuasai oleh pusat, mendikte, dan bila orang-orang dihimbau untuk mengambil tidak bermaksud untuk pemenuhan yang individu di dunia ini tetapi

untuk menantikan seseorang yang lebih baik. Di depan revolusi industri, Masyarakat-masyarakat dan ekonomi adalah sangat utama dan statis, dan nilai-nilai politis melibatkan pengambilan keputusan yang secara sepihak oleh sebagian orang otoritas pusat. Walaupun beberapa awal gagasan untuk manajemen yang muncul, mereka sebagian besar dilokalisir. Organisasi-organisasi bisa menjadi kekuasaan raja, di pendekatan dogma bertujuan untuk setia, dan disiplin ketat ala militer. Ada sebagian kecil atau tidak ada untuk mengembangkan satu badan formal dari manajemen yang dipikirkan di bawah ini bukan keadaan yang terindustrialisasi.
Tiga angkatan yang saling berinteraksi dan berkombinasi untuk menghidupi satu usia baru dari industrialisasi. Yang ditandai ketika etika, atau manusia pengaturan baku melakukannya, Mereka menggambarkan bagaimana keadaan sosial , ekonomi, dan sikap-sikap politis sedang berubah sepanjang masa kelahiran kembali sebuah budaya. Etika yang dibahas adalah pada kenyataannya suatu perjuangan antara kaum tua tradisional dan kaum muda modern, baru saja muncul dalam masyarakat. Susila protestan adalah suatu tantangan yang dimanasampai otoritas pusat gereja dan satu tanggapan sesuai dengan kebutuhan orang-orang untuk berprestasi di dunia ini; susila kebebasan mencerminkan perjuangan masa lampau antara kaum monolitis dan bentuk Negara. Wakil rakyat dicari untuk melindungi hak yang individu; dan susila pasar adalah suatu hal yang dilemparkan sebelum bangsawan yang ada lebih menyukai sistem ekonomi merkantilisme. Perjuangan yang mewakili di sini adalah satu : kebersamaan melawan invidual, hak azasi manusia dan proses otokrasi (kuasa mutlak) melawan pelanggaran hak-hak azazi (kesewenang-wenangan) , dan pemusatan melawan desentralisasi. Perjuangan ini harus terus berlanjut hingga sekarang
Kelahiran kembali budaya ini akan menetapkan prasyarat-prasyarat untuk industrialisasi dan sesudah itu kebutuhan akan satu badan sistematis , yang disusun ,dan masuk akal dari suatu pengetahuan bagaimana cara mengatur. Perbaikan dan kemunculan ekonomi pasar memerlukan para manajer untuk menjadi lebih kreatif dan untuk lebih baik untuk mengetahui sekitar bagaimana yang terbaik untuk mengatur satu organisasi. Berhadapan dengan satu persaingan yang kompetitif harus mengubah kehidupan kita, manajer harus mengembangkan potensi dari pengetahuan sekitar bagaimana yang terbaik untuk menggunakan sumber daya. Orang-orang mulai berpikir tentang bagaimana memperoleh dan harus mempunyai cara yang masuk akal yang didasarkan pada bagaimana membuat keputusan-keputusan; tidak lagi organisasi-organisasi yang dioperas idi penuhi oleh beberapa tingkah-tingkah. Perubahan ini tidak datang tiba-tiba tetapi terjadi dalam satu periode yang lama dari waktu ke waktu sebagai budaya yang harus diubah.
Fakta-fakta “administrasi” seperti dikemukakan diatas hingga 1886 dikenal sebagai praktek dan teknik kerja sama atau sebagai seni “administrasi” yang belum ditelaah secara ilmiah. Adapun puncak analisis ilmiah (scientific analysis) mengenai fenomena administrasi berdasarkan fakta sejarah dimulai pada akhir abad ke 19 dengan munculnya gerakan manajemen ilmian “Scientific Management” yang diperoleh oleh Frederick Winslow Taylor (1856-1925) sekaligus memberikan identitas “ilmu” bagi Administrasi yang kemudian disempurnakan dengan munculnya berbagai teori dan pendekatan bagi studi administrasi, seperti teori dan pendekatan birokrasi, hubungan manusia (human relation), teori pendekatan dan perilaku, pendekataMasa perkembangan ilmu administrasi, sejak lahirnya tahun 1886 sampai sekarang telah menjalani empat masa, yaitu :
1. Masa pertama disebut survival period (1886-1930). Tahun 1886 sering disebut sebagai “tahun” lahirnya ilmu administrasi, karena pada tahun itulah gerakan manajemen/administrasi ilmiah dimulai oleh Frederick Winslow Taylor di Amerika Serikat yang dijuluki bapak ilmu manajemen, dan kemudian diikuti oleh Henry Fayol di Prancis yang dijuluki pula bapak ilmu Administrasi. Dalam masa ini para sarjana mulai memperjuangkan supaya pengetahuan administrasi sebagai ilmu yang mandiri atau sebagai salah satu tertib-ilmu (disiplin). Demikian juga dalam masa inilah para ahli dan sarjana mengkhususkan dirinya dalam bidang administrasi dan manajemen.
2. Masa kedua disebut consolidation and completion period (1930-1945). Dalam masa ini asas-asas, rumus-rumus dan kaidah-kaidah (norma) ilmu administrasi lebih disempurnakan. Dan dalam masa ini juga mutu (quality) dan jumlah (quantity) para sarjana administrasi turut dikembangkan serta gelar-gelar kesarjanaan dalam ilmu administrasi Negara dan niaga banyak diberikan oleh lembaga-lembaga pendidikan tinggi.
3. Masa ketiga disebut human relations period (1945-1959). Dalam masa ini para sarjana administrasi mulai memperhatikan segi manusiawi dan menyelidiki segala hubungan dari semua orang dalam kegiatan kerjasama, baik hubungan yang bersifat resmi (dinas,formal) maupun yang tidak resmi (informal). Pada masa ini pula ditulis pula hampir semua buku mengenai hubungan antar manusia dalam kegaiatan kerjasama mereka.
4. Masa keempat disebut behavioral period (1959-sekarang). Dalam masa ini para sarjana administrasi mulai mengadakan perhatian serta peningkatan terhadap penyelidikan mengenai tindakan-tindakan dan perilaku orang-orang dalam kehidupan berorganisasi dan dalam bidang pekerjaannyan system maupun pendekatan kontingensi (contingency approach).
Dari uraian diatas kita dapat menarik kesimpulan tentang Administrasi. Adapun pengertian dari Administrasi menurut “Ilmu” adalah suatu ilmu yang mempelajari aktivitas manusia yang bersifat kooperatif dan bagaimana cara-cara merealisasikannya yang terkumpul secaras sistemasi. Sedangkan pengertian Administrasi sebagai “Seni” adalah merupakan proses kegiatan yang perlu dikembangkan secara kontinu, agar administrasi sebagai suatu cara untuk mencapai tujuan yang benar-benar dapat memberi peranan yang diharapkan.
Adapun pengertian luas dan sempit dari Administrasi adalah :
Administrasi dalam arti sempit, yaitu berasal dari kata “administratie” (bahasa Belanda) yang meliputi kegiatan: catat-mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Administrasi dalam arti luas, yaitu dari kata “administration” (bahasa Inggris). Administrasi merupakan kegiatan dari pada kelompok yang mengadakan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

1. Pengertian administrasi dalam arti sempit

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.

2. Pengertian administrasi dalam arti luas

Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.